根据中国现行法律法规及司法实践，加班事实的举证责任分配遵循“谁主张，谁举证”的基本原则，但结合劳动争议中劳资双方地位不平等的特性，通过司法解释和判例形成了分阶段、有条件转移的规则。具体举证责任分配如下：
一、核心规则：劳动者承担初步举证责任，用人单位承担特定情形下的举证义务
- 基本原则劳动者主张加班费时，必须首先就加班事实的存在承担初步举证责任。若无法提供任何证据，其诉求通常不被支持。法律依据：《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）》第九条明确规定：“劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。”
- 减轻劳动者举证责任的例外若劳动者能提供初步证据（如考勤记录、工作邮件、值班表、工资条、证人证言等），证明用人单位掌握加班事实存在的证据（如完整的考勤记录、加班审批表等），则举证责任转移至用人单位：
- 用人单位必须提供其掌握的加班相关证据；
- 若用人单位拒不提供，法院可推定劳动者主张的加班事实成立，并判令支付加班费。
二、具体操作：分阶段举证责任分配
1. 劳动者的举证责任（初步证明）
- 需提供的证据类型：
- 书面加班通知、排班表（需单位盖章或负责人签字）；
- 工作记录（如邮件、微信记录、工作成果交付时间）；
- 考勤表复印件、交接班记录；
- 工资条显示未支付加班费；
- 同事证言（但证明力较弱，需结合其他证据）。
- 示例：
- 员工提供微信聊天记录显示领导要求周末加班，或提交打卡记录显示每日工作超12小时，可视为完成初步举证。
2. 用人单位的举证义务（反驳或补充）
- 需提供的证据类型：
- 完整考勤记录（保存期至少2年）；
- 加班审批制度及执行记录（证明加班需经审批）；
- 工资支付凭证（证明已支付加班费）。
- 拒不提供的后果：
- 若用人单位未保存或拒绝提供考勤记录，法院可采信劳动者提供的考勤证据；
- 若制度规定“未经审批不计加班”，但劳动者证明实际加班且单位知情，制度可能被认定无效。
3. 特殊时间范围的举证责任
| 时间段 | 举证责任分配 | 法律依据 |
|---|---|---|
| 2年内 | 用人单位必须提供考勤及工资支付凭证；否则推定加班事实成立。 | 《工资支付暂行规定》第六条：工资记录至少保存2年。 |
| 超过2年 | 劳动者需自行举证；若证明用人单位掌握证据但拒不提供，仍可推定加班成立。 | 司法实践中对超期证据的证明力要求更高。 |
三、常见败诉原因与合规建议
劳动者败诉典型情形
- 仅有单方记录：如自行制作的考勤表无单位签字/盖章；
- 证据不足：仅提供证人证言但无其他佐证；
- 未证明单位掌握证据：未举证用人单位存在考勤系统或审批记录。
用人单位败诉典型情形
- 制度缺陷：未规定加班审批制度，或制度未公示；
- 拒不提供证据：如拒绝提交考勤记录；
- 记录造假：考勤记录与工资支付矛盾。
双向合规建议
| 主体 | 关键措施 |
|---|---|
| 劳动者 | 保留加班通知、工作记录、打卡截图；离职前复印考勤表；要求书面确认超时工作。 |
| 用人单位 | 建立加班审批制度并公示；完整保存考勤记录2年以上；工资条中列明加班费支付明细。 |
总结：举证责任分配流程图
核心要点：劳动者需迈出举证“第一步”，用人单位对自身管理的证据负有“配合义务”，任何一方规避责任均可能导致败诉。实践中，法院会综合证据真实性、举证能力、制度合理性等因素裁量。